1. მიზანი და მოქმედების სფერო

წინამდებარე სტანდარტული საოპერაციო პროცედურა (SOP) არეგულირებს ენსოლის მონაწილეობას ნებისმიერ ტენდერში — ტენდერის გამოცხადებიდან (სახელმწიფო შესყიდვების სააგენტოს პორტალზე SPA / spa.ge ან სხვა ვებგვერდზე), იურიდიული რისკის შეფასების, დოკუმენტაციის მომზადების, ფინანსური უზრუნველყოფის, ელექტრონული ატვირთვის და შემდგომი აქტივობების — ფასის დაზუსტების, გასაჩივრებისა და ხელშეკრულების გაფორმების ჩათვლით.

ეს დოკუმენტი სავალდებულოა ენსოლის ნებისმიერი მენეჯერისთვის (UPS-ის გაყიდვები, გენერატორების გაყიდვები, ინჟინერია, საპროექტო მართვა), რომელიც პასუხისმგებელია რომელიმე ტენდერზე. პროცედურა აერთიანებს კომუნიკაციას სამ ძირითად შიდა ჯგუფთან:

• იურიდიული ჯგუფი — UGT-ის იურისტები (Lawyers@ugt.ge): ხელშეკრულების შემოწმება, დოკუმენტებზე შტამპის დასმა, საჩივრების მომზადება და ატვირთვა.
• ფინანსური ჯგუფი — ენსოლის ფინანსები (financialdep@ensol.ge) და UGT-ის ფინანსები (Adam.Gamkrelidze, Eka.Gamkrelidze, payment@ugt.ge): ბარათზე თანხის დასმა, საბანკო გადარიცხვები, ნოტარიული/თარგმნის გადახდები.
• საბანკო გარანტიები — ალექსანდრე ჩიქვილაძე და ირაკლი ზამბახიძე UGT-ში: საბანკო გარანტიები 5 000 ლარზე მეტ ოდენობაზე.

2. ძირითადი როლები და საკონტაქტო ცნობარი

3. პროცესის მიმოხილვა — რვა ეტაპი

ყველა ტენდერი გადის რვა ეტაპს. პირველი სამი ეტაპი თანმიმდევრულია. მე-4 და მე-5 ეტაპი მიმდინარეობს პარალელურად მე-2 ეტაპის (იურისტების ნებართვა) დასრულების შემდეგ.

4. დეტალური პროცედურა

ეტაპი 1 — ტენდერის იდენტიფიკაცია და ტექნიკური შესაძლებლობის შეფასება

ტენდერები ჩვეულებრივ ქვეყნდება tenders.procurement.gov.ge-ზე (NAT ნომრებით) ან etenders.ge / spa.ge-ზე (T- ან GEO-ნომრებით). ნებისმიერი მენეჯერის პირველი ნაბიჯი:

• გახსენით განცხადება და ჩამოტვირთეთ ტენდერის სრული დოკუმენტაცია (ტექნიკური დავალება, ხელშეკრულების დრაფტი, შესყიდვის ინფორმაცია, ვადები).
• შეამოწმეთ ტექნიკური შესაძლებლობა: შეუძლია თუ არა ენსოლს მოწოდება ვადებში და აკმაყოფილებს თუ არა ჩვენი პროდუქცია მოთხოვნილ ტექნიკურ მახასიათებლებს.
• თუ საჭიროა მწარმოებლის ავტორიზაციის წერილი, გაუგზავნეთ მოთხოვნა მწარმოებელს (Fluke, Teksan, Cummins…). მიმწოდებლებთან ურთიერთობას ფლობს ირაკლი მიქავა — ჩასვით ის ასლში.
• დააფიქსირეთ: ტენდერის ნომერი, სავარაუდო ღირებულება, გარანტიის თანხა, წინადადებების ჩაბარების თარიღი/საათი, ხელშეკრულების ვადა და მოთხოვნილი დოკუმენტების სია.

ეტაპი 2 — ხელშეკრულების დრაფტის იურიდიული რისკის შეფასება

სანამ დოკუმენტაციის შეგროვებას დაიწყებთ, ხელშეკრულების დრაფტი აუცილებლად უნდა გაეგზავნოს UGT-ის იურისტებს მუხლი-მუხლი რისკის შესაფასებლად. ენსოლი არ ხარჯავს რესურსს ტენდერზე, სანამ იურისტი არ დაამოწმებს ხელშეკრულების მისაღებობას.

ეს წერილი იგზავნება ეტაპი 1-ის დასრულებისთანავე:

მოგესალმებით,
მიმაგრებულ ფაილში მოცემულია ხელშეკრულების დრაფტი ტენდერისთვის [ტენდერის ნომერი], დამკვეთი [დამკვეთის სახელი].
ტენდერში ვაპირებთ შესვლას. შემოთავაზებული ღირებულება — [თანხა] ლარი/აშშ დოლარი. წინადადებების მიღების ვადა — [თარიღი, საათი].
გთხოვთ, გადახედოთ ხელშეკრულების პირობებს და მოგვაწოდოთ რისკის შეფასება (გადახდის პირობები, პირგასამტეხლო, გარანტიის ვადა, კონფიდენციალურობა, ვალუტა, შეწყვეტის უფლება და სხვა შესაცვლელი/მისაღები მუხლები).
მადლობა წინასწარ.
პატივისცემით,
[სახელი, გვარი]

მიამაგრეთ დრაფტი PDF ან Word ფორმატში. იურისტი გიპასუხებთ მუხლი-მუხლი (მაგ. 2.1.1, 3.4…). არ გადახვიდეთ ეტაპ 4-ზე, სანამ არ მიიღებთ და გაითვალისწინებთ იურისტის კომენტარებს.

ეტაპი 3 — (არასავალდებულო) ტენდერის პირობების გასაჩივრება

თუ ეტაპ 1-ის ან 2-ის დროს დაასკვნით, რომ ტექნიკური დავალება ენსოლის წინააღმდეგ მიკერძოებულია (მაგ. დაწერილია ერთი მწარმოებლის სერიული ნომრის ქვეშ, არასაჭირო სავალდებულო სერტიფიკატით), წარადგინეთ საჩივარი ვადის ამოწურვამდე მინიმუმ 5 სამუშაო დღით ადრე. საჩივრებზე მუშაობენ UGT-ის იურისტები ქეთი იოსელიანი და ნინი ადამია.

მოგესალმებით ქეთი, ნინი,
გვინდა გავასაჩივროთ ტენდერის პირობები: [ტენდერის ნომერი].
დანართად გიგზავნით ჩვენი ინჟინერის მოსაზრებებს და მათ ქართულ ვერსიას, ჩვენ მიერ დამუშავებულს.
გთხოვთ, თუ შესაძლებელია, განიხილოთ და ატვირთოთ საჩივარი დროულად — დროის რესურსი შემოიფარგლება [X] სამუშაო დღით ოქმის ატვირთვიდან.
მადლობა.
პატივისცემით,
[სახელი, გვარი]

კრიტიკული ვადა: გასაჩივრების ფანჯარა არის 10 კალენდარული დღე ოქმის ატვირთვიდან. როცა დამკვეთი დაგეგმავს ხელშეკრულების გაფორმებას (≈14 დღე გამოცხადებიდან), ფანჯარა იხურება. გააფრთხილეთ იურისტი მინიმუმ 3 სამუშაო დღით ადრე — ქეთი იოსელიანის სიტყვებით, გვიან მოწერილ საჩივარს ერთ დღეში ვერ ამზადებენ.

ეტაპი 4 — დოკუმენტაციის შეგროვება

დოკუმენტაციის შეგროვება მოითხოვს კოორდინაციას სამ მიმართულებაზე. ვინ რას აკეთებს:

დოკუმენტაციის შეგროვების სასტარტო წერილი (რეკომენდირებულია ერთიანი წერილით):

მოგესალმებით,
ენსოლი აპირებს მონაწილეობას ტენდერში:
  •  ტენდერი: [ნომერი]
  •  დამკვეთი: [სრული იურიდიული დასახელება]
  •  წინადადებების მიღების ვადა: [თარიღი, საათი]
  •  სავარაუდო ღირებულება: [თანხა + ვალუტა]
  •  გარანტიის თანხა: [თანხა ლარში]
საჭიროა შემდეგი დოკუმენტები:
  1. განახლებული ამონაწერი — სოფო განაახლებს ბარათით.
  2. ციფრული შტამპი მიმაგრებულ ფორმებზე — გთხოვთ დაგვისვათ.
  3. საბანკო გარანტია — ცალკე წერილი იგზავნება საბანკო მიმართულებაზე.
  4. [სხვა ტენდერ-სპეციფიკური დოკუმენტი].
გთხოვთ, დაგვიდასტუროთ ვინ რომელ დოკუმენტს მოგვაწვდის და სავარაუდო თარიღი.
პატივისცემით,
[სახელი, თანამდებობა]

ეტაპი 5 — თარგმნა და ნოტარიული დამოწმება

უცხოური მწარმოებლების მიერ გაცემული ინგლისურენოვანი დოკუმენტები (ტექნიკური ფურცლები, ავტორიზაციის წერილები, სერტიფიკატები) უნდა ითარგმნოს ქართულად და ნოტარიულად დამოწმდეს, როცა დამკვეთი სახელმწიფო ორგანოა. ენსოლი იყენებს მუდმივ მომწოდებლებს:

• თარჯიმანი: მ/მ თამარ (თამუნა) მაისურაძე — პ/ნ 01010017677 — ვადა 2–4 სამუშაო დღე.
• ნოტარიუსი: ლალი გზირიშვილი — პ/ნ 01011048348 — ნოტარიულად ადასტურებს ქართულ ვერსიას თარჯიმნის ბეჭდთან ერთად.

დაგეგმეთ ვადა: 3–7 კალენდარული დღე. დაიწყეთ თარგმნა ეტაპ 2-ის დადასტურებისთანავე — არასოდეს ატვირთვის თარიღის შემდეგ.

გაუგზავნეთ ფინანსურ ჯგუფს გადახდის მოთხოვნა სტანდარტული ფორმით:

ეკა,
გთხოვ გადარიცხოთ ენსოლის ანგარიშიდან:
  •  მ/მ თამარ მაისურაძე (01010017677) — [თანხა] ლარი (ინვოისი N…) — თარგმნა, ტენდერი [ნომერი];
  •  ნოტარიუსი ლალი გზირიშვილი (01011048348) — [თანხა] ლარი (ინვოისი N…) — ნოტარიული დამოწმება, ტენდერი [ნომერი].
მადლობა.
[სახელი]

ეტაპი 6 — ფინანსური უზრუნველყოფა

6.ა მონაწილეობის თანხა ან გარანტია ≤ 5 000 ლარი — ბარათზე თანხის დასმა

მონაწილეობის რეგისტრაციის ფასი (ჩვეულებრივ 30–50 ლარი procurement.gov.ge-ზე) და მცირე გარანტიები იხდება ენსოლის კორპორატიული ბარათით. გაგზავნეთ მოთხოვნა მინიმუმ 1 სამუშაო დღით ადრე (თუ თანხა >~1 000 ₾, სჯობს 2 დღე — ლიკვიდურობის შესამოწმებლად).

ლევან / სოფო,
გთხოვთ, დასვათ ენსოლის კორპორატიულ ბარათზე [თანხა] ლარი — ტენდერში მონაწილეობის თანხა / გარანტია.
ტენდერი: [ნომერი] — [მოკლე აღწერა]. ატვირთვის თარიღი: [თარიღი, საათი].
მადლობა წინასწარ.
[სახელი]

6.ბ საბანკო გარანტია > 5 000 ლარი — UGT საბანკო არხი

ნებისმიერი მონაწილეობის ან შესრულების გარანტიისთვის > 5 000 ლარი, მოთხოვნა იგზავნება პირდაპირ UGT საბანკოზე. გამოიყენეთ მუდმივი Excel ფორმა „განაცხადი საბანკო გარანტიაზე“, შევსებული ტენდერის მონაცემებით, და გაგზავნეთ ვადის ამოწურვამდე მინიმუმ 3 სამუშაო დღით ადრე.

მოგესალმებით,
მიგვიწვიეს ხელშეკრულებაზე [ან ვაპირებთ მონაწილეობას]:
  •  ტენდერი: [ნომერი]
  •  დამკვეთი: [სრული დასახელება]
  •  ღირებულება: [თანხა]
  •  გარანტიის თანხა: [თანხა] ლარი
  •  გარანტიის ვადა: [მაგ. 60 დღე ხელმოწერიდან]
გთხოვთ, გაგვიკეთოთ საბანკო გარანტია — დანართად შევსებული Excel განაცხადი და ბმული:
https://tenders.procurement.gov.ge/public/?lang=ge
მადლობა წინასწარ.
[სახელი, თანამდებობა]

გარანტიის გამზადების შემდეგ, დედანი მოჰყავთ ბანკიდან ენსოლის მესენჯერს („მიშას შეუძლია დედანი აიღოს ბანკში“, — ალექსანდრე ჩიქვილაძე). შეუთანხმდით აყვანას იმავე დღეს, როცა მიიღებთ „გარანტია მზად არის“ შეტყობინებას.

ეტაპი 7 — ციფრული ხელმოწერა / შტამპი და ატვირთვა

პორტალზე ატვირთული ყველა ფორმა უნდა იყოს დამოწმებული ენსოლის ციფრული შტამპით / ბეჭდით. შტამპის დასმა შესაძლებელია მხოლოდ UGT-ის იურისტებთან და უნდა მოითხოვოთ თითოეული დოკუმენტისთვის, ატვირთვის იმავე სამუშაო დღეს.

გამარჯობა,
გთხოვთ, რაც შეიძლება სწრაფად დაგვისვათ ენსოლის ციფრული ხელმოწერა / შტამპი მიმაგრებულ დოკუმენტებზე.
ტენდერი: [ნომერი]. ატვირთვის ბოლო ვადა: [თარიღი, საათი].
მადლობა წინასწარ.
პატივისცემით,
[სახელი]

რჩევა: გადააგზავნეთ დოკუმენტები წინა საღამოს, მაგრამ შეახსენეთ ატვირთვის დღეს არაუგვიანეს 09:00-ისა. დარეგისტრირდით მაქსიმალურ ფასზე ერთი ბიჯით ნაკლებ ღირებულებაზე — ეს გაძლევთ საშუალებას უპასუხოთ ფასის დაზუსტების მოთხოვნას, თუ მოვა.

ეტაპი 8 — მოგების შემდგომი მენეჯმენტი

8.ა ფასების დაზუსტება

თუ დამკვეთი მოგთხოვთ ფასის დაზუსტებას, მოამზადეთ შესწორებული ფასების ცხრილი, კვლავ მოითხოვეთ შტამპი ეტაპ 7-ის შაბლონით (სათაური: „Re: [ტენდერი] — ფასების დაზუსტება“) და ხელახლა ატვირთეთ ფანჯრის ფარგლებში.

8.ბ ხელშეკრულებაზე მოწვევა

ოქმის მიღების შემდეგ, რომელიც ადასტურებს ენსოლის გამარჯვებას, დაუყოვნებლივ გააკეთეთ ორი რამ პარალელურად: (ი) მოითხოვეთ შესრულების გარანტია ეტაპ 6.ბ-ის შაბლონით; და (იი) გადააგზავნეთ ხელშეკრულების საბოლოო ვერსია იურისტს საბოლოო შემოწმებისთვის.

8.გ ხელშეკრულების გაფორმების შემდეგ — Sales Order და 50% ავანსი

ორმხრივი ხელმოწერის შემდეგ, მენეჯერი გადააგზავნის ხელმოწერილ ხელშეკრულებას + ინვოისს/პროფორმას financialdep@ensol.ge-ზე, რომ შეიქმნას Sales Order და განხორციელდეს მიმწოდებლისთვის სტანდარტული 50% ავანსი (სათაური „Fwd: [ტენდერი / პროექტი]“). ეს ხურავს ტენდერის პროცესს და ხსნის პროექტის შესრულებას.

5. წერილების შაბლონების კრებული

ტენდერის სრული ციკლისთვის საჭირო რვა შაბლონი ერთად — სწრაფი ასლისთვის. ჩაანაცვლეთ [ცვლადები] კონკრეტული ტენდერის მონაცემებით.

შაბლონი 1 — იურიდიული რისკის შეფასება

მოგესალმებით,
მიმაგრებულ ფაილში მოცემულია ხელშეკრულების დრაფტი ტენდერისთვის [ნომერი].
გთხოვთ რისკის შეფასებას და კომენტარებს. წინადადებების ბოლო ვადა — [თარიღი].
მადლობა.
[სახელი]

შაბლონი 2 — ტენდერის პირობების გასაჩივრება

მოგესალმებით ქეთი, ნინი,
გვინდა გავასაჩივროთ პირობები ტენდერში [ნომერი]. დანართად — ინჟინერის მოსაზრებები + ჩვენი ქართული ვერსია.
მადლობა.
[სახელი]

შაბლონი 3 — მოთხოვნილი დოკუმენტაცია (საწყისი კოორდინაცია)

მოგესალმებით, ენსოლი აპირებს მონაწილეობას ტენდერში [ნომერი], დამკვეთი [სახელი], ვადა [თარიღი].
გვჭირდება: განახლებული ამონაწერი, ციფრული შტამპი მიმაგრებულ ფორმებზე, საბანკო გარანტია [ლარი], თარგმნილი/ნოტარიული მიმწოდებლის დოკუმენტები.
გთხოვთ დაგვიდასტუროთ პასუხისმგებლობა და თარიღი.
პატივისცემით, [სახელი]

შაბლონი 4 — თარგმნა / ნოტარიული გადახდა

ეკა, გთხოვ გადარიცხოთ:
  •  მ/მ თამარ მაისურაძე (01010017677) — [თანხა] ლარი — თარგმნა.
  •  ნოტარიუსი ლალი გზირიშვილი (01011048348) — [თანხა] ლარი — ნოტარიული დამოწმება.
ტენდერი: [ნომერი]. მადლობა.

შაბლონი 5 — ბარათზე თანხის დასმა (≤ 5 000 ₾)

გთხოვ, ენსოლის ბარათზე დასვით [თანხა] ლარი — ტენდერი [ნომერი], ატვირთვა [თარიღი].
მადლობა, [სახელი]

შაბლონი 6 — საბანკო გარანტიის მოთხოვნა (> 5 000 ₾)

მოგესალმებით,
ტენდერი: [ნომერი], დამკვეთი [სრული დასახელება], ღირებულება [თანხა], გარანტიის თანხა [ლარი], ვადა [N დღე].
გთხოვთ გაგვიკეთოთ საბანკო გარანტია. დანართად — შევსებული Excel განაცხადი + ბმული tenders.procurement.gov.ge-ზე.
მადლობა, [სახელი]

შაბლონი 7 — შტამპის დასმის მოთხოვნა

გთხოვთ, რაც შეიძლება სწრაფად, დაგვისვათ ენსოლის ციფრული შტამპი მიმაგრებულ დოკუმენტებზე.
ტენდერი: [ნომერი]. ბოლო ვადა: [თარიღი, საათი].
მადლობა, [სახელი]

შაბლონი 8 — შესრულების გარანტია + Sales Order (მოგების შემდეგ)

გთხოვ, შექმნათ Sales Order და განახორციელოთ 50% ავანსი მიმაგრებული პროფორმისა და ხელშეკრულების მიხედვით.
ტენდერი: [ნომერი]. მიმწოდებელი: [სახელი]. პროექტი: [პროექტის სახელი].
მადლობა, [სახელი]

1. Purpose and scope

This Standard Operating Procedure (SOP) governs ENSOL's participation in any tender — from the tender announcement (on the State Procurement Agency portal SPA / spa.ge or another procurement site), through legal risk assessment, document preparation, financial security, electronic upload, and the follow-up activities — including price clarification, appeals and signing the contract.

This document is mandatory for any ENSOL manager (UPS sales, generator sales, engineering, project management) responsible for a tender. The procedure brings together communication with three main internal groups:

• Legal group — UGT lawyers (Lawyers@ugt.ge): reviewing contracts, stamping documents, preparing and uploading appeals.
• Finance group — ENSOL finance (financialdep@ensol.ge) and UGT finance (Adam.Gamkrelidze, Eka.Gamkrelidze, payment@ugt.ge): loading funds on the card, bank transfers, notary/translation payments.
• Bank guarantees — Alexandre Chikviladze and Irakli Zambakhidze at UGT: bank guarantees above GEL 5,000.

2. Key roles and contact directory

3. Process overview — eight stages

Every tender goes through eight stages. The first three are sequential. Stages 4 and 5 run in parallel once stage 2 (the lawyers' clearance) is done.

4. Detailed procedure

Stage 1 — Identify the tender & assess technical feasibility

Tenders are usually published on tenders.procurement.gov.ge (NAT numbers) or etenders.ge / spa.ge (T- or GEO- numbers). Every manager's first steps are:

• Open the announcement and download the full tender documentation (technical assignment, contract draft, procurement info, deadlines).
• Check technical feasibility: can ENSOL deliver on time, and does our product meet the required technical specs.
• If a manufacturer authorisation letter is needed, request it from the manufacturer (Fluke, Teksan, Cummins…). Irakli Mikava owns supplier relations — CC him.
• Record: the tender number, estimated value, guarantee amount, bid submission date/time, contract deadline and the list of required documents.

Stage 2 — Legal risk review of the contract draft

Before you start collecting documents, the contract draft must be sent to the UGT lawyers for a clause-by-clause risk review. ENSOL does not spend effort on a tender until a lawyer confirms the contract is acceptable.

Send this email as soon as stage 1 is done:

Hello,
Attached is the contract draft for tender [tender number], client [client name].
We intend to enter this tender. Proposed value — [amount] GEL/USD. Bid deadline — [date, time].
Please review the contract terms and give us a risk assessment (payment terms, penalties, warranty period, confidentiality, currency, termination rights and any other clauses to change/accept).
Thank you in advance.
Best regards,
[Name, Surname]

Attach the draft as PDF or Word. The lawyer replies clause-by-clause (e.g. 2.1.1, 3.4…). Don't move to stage 4 until you receive and take account of the lawyer's comments.

Stage 3 — (optional) Appeal the tender terms

If during stage 1 or 2 you conclude the technical assignment is biased against ENSOL (e.g. written around one manufacturer's serial number, with an unnecessary mandatory certificate), file an appeal at least 5 working days before the deadline. UGT lawyers Keti Ioseliani and Nino Adamia handle appeals.

Hello Keti, Nino,
We want to appeal the terms of tender [tender number].
Attached are our engineer's observations and our processed Georgian version of them.
Please review and file the appeal in good time — the window is only [X] working days from the protocol upload.
Thank you.
Best regards,
[Name, Surname]

Critical deadline: the appeal window is 10 calendar days from the protocol upload. Once the client schedules contract signing (≈14 days from announcement), the window closes. Warn the lawyer at least 3 working days ahead — per Keti Ioseliani, a late appeal can't be prepared in one day.

Stage 4 — Collect documents

Collecting documents needs coordination across three directions. Who does what:

Kick-off email for document collection (one combined email is recommended):

Hello,
ENSOL intends to participate in the tender:
  •  Tender: [number]
  •  Client: [full legal name]
  •  Bid deadline: [date, time]
  •  Estimated value: [amount + currency]
  •  Guarantee amount: [amount in GEL]
We need the following documents:
  1. Updated company extract — Sopho will renew it via card.
  2. Digital stamp on the attached forms — please apply it.
  3. Bank guarantee — a separate email goes to the bank channel.
  4. [any other tender-specific document].
Please confirm who provides which document and the expected date.
Best regards,
[Name, Position]

Stage 5 — Translation & notarisation

English-language documents issued by foreign manufacturers (datasheets, authorisation letters, certificates) must be translated into Georgian and notarised when the client is a state body. ENSOL uses regular providers:

• Translator: Tamar (Tamuna) Maisuradze — ID 01010017677 — turnaround 2–4 working days.
• Notary: Lali Gzirishvili — ID 01011048348 — notarises the Georgian version together with the translator's seal.

Plan the timing: 3–7 calendar days total. Start translation as soon as stage 2 is confirmed — never after the upload date.

Send finance a payment request in the standard form:

Eka,
Please transfer from ENSOL's account:
  •  Tamar Maisuradze (01010017677) — [amount] GEL (invoice N…) — translation, tender [number];
  •  Notary Lali Gzirishvili (01011048348) — [amount] GEL (invoice N…) — notarisation, tender [number].
Thank you.
[Name]

Stage 6 — Financial security

6.a Bid fee or guarantee ≤ GEL 5,000 — load the corporate card

The registration fee (usually GEL 30–50 on procurement.gov.ge) and small guarantees are paid with ENSOL's corporate card. Send the request at least 1 working day ahead (if the amount is >~GEL 1,000, allow 2 days so finance can check liquidity).

Levan / Sopho,
Please load [amount] GEL on ENSOL's corporate card — the tender bid fee / guarantee.
Tender: [number] — [short description]. Upload date: [date, time].
Thank you in advance.
[Name]

6.b Bank guarantee > GEL 5,000 — UGT bank channel

For any bid or performance guarantee > GEL 5,000, the request goes straight to UGT's bank channel. Use the standing Excel form “Bank-guarantee application”, filled with the tender data, and send it at least 3 working days before the deadline.

Hello,
We have been invited to sign [or we intend to bid]:
  •  Tender: [number]
  •  Client: [full name]
  •  Value: [amount]
  •  Guarantee amount: [amount] GEL
  •  Guarantee term: [e.g. 60 days from signing]
Please issue a bank guarantee — attached is the filled Excel application and the link:
https://tenders.procurement.gov.ge/public/?lang=ge
Thank you in advance.
[Name, Position]

Once ready, the original is brought from the bank by ENSOL's messenger (“Misha can pick up the original at the bank,” per Alexandre Chikviladze). Arrange pickup the same day you get the “guarantee is ready” message.

Stage 7 — Digital signature / stamp & upload

Every form uploaded to the portal must carry ENSOL's digital stamp / seal. Stamping can only be done by the UGT lawyers and must be requested for each document, on the same working day as the upload.

Hello,
Please apply ENSOL's digital signature / stamp to the attached documents as fast as possible.
Tender: [number]. Upload deadline: [date, time].
Thank you in advance.
Best regards,
[Name]

Tip: forward the documents the evening before, but remind on the upload day no later than 09:00. Register at one step below the maximum price — this leaves you room to respond to a price-clarification request if one comes.

Stage 8 — Post-win management

8.a Price clarification

If the client asks for a price clarification, prepare the revised price table, request the stamp again with the stage-7 template (subject: “Re: [tender] — price clarification”), and re-upload within the window.

8.b Invitation to contract

After receiving the protocol confirming ENSOL's win, do two things in parallel at once: (i) request the performance guarantee using the stage-6.b template; and (ii) forward the final contract version to the lawyer for a final check.

8.c After signing — Sales Order and 50% advance

After both sides sign, the manager forwards the signed contract + invoice/proforma to financialdep@ensol.ge so a Sales Order is created and the standard 50% advance is paid to the supplier (subject “Fwd: [tender / project]”). This closes the tender process and opens project execution.

5. Collection of email templates

The eight templates needed for a full tender cycle, together — for quick copying. Replace the [variables] with the specific tender's data.

Template 1 — legal risk review

Hello,
Attached is the contract draft for tender [number].
Please provide a risk assessment and comments. Bid deadline — [date].
Thank you.
[Name]

Template 2 — appeal of tender terms

Hello Keti, Nino,
We want to appeal the terms of tender [number]. Attached — the engineer's observations + our Georgian version.
Thank you.
[Name]

Template 3 — required documentation (kick-off)

Hello, ENSOL intends to participate in tender [number], client [name], deadline [date].
We need: updated extract, digital stamp on the attached forms, bank guarantee [GEL], translated/notarised supplier documents.
Please confirm responsibilities and dates.
Best regards, [Name]

Template 4 — translation / notary payment

Eka, please transfer:
  •  Tamar Maisuradze (01010017677) — [amount] GEL — translation.
  •  Notary Lali Gzirishvili (01011048348) — [amount] GEL — notarisation.
Tender: [number]. Thank you.

Template 5 — load the card (≤ GEL 5,000)

Please load [amount] GEL on ENSOL's card — tender [number], upload [date].
Thank you, [Name]

Template 6 — bank-guarantee request (> GEL 5,000)

Hello,
Tender: [number], client [full name], value [amount], guarantee amount [GEL], term [N days].
Please issue a bank guarantee. Attached — the filled Excel application + the tenders.procurement.gov.ge link.
Thank you, [Name]

Template 7 — stamping request

Please apply ENSOL's digital stamp to the attached documents as fast as possible.
Tender: [number]. Deadline: [date, time].
Thank you, [Name]

Template 8 — performance guarantee + Sales Order (after win)

Please create a Sales Order and pay the 50% advance per the attached proforma and contract.
Tender: [number]. Supplier: [name]. Project: [project name].
Thank you, [Name]

1. რა არის ეს გვერდი

ეს გვერდი ნაბიჯ-ნაბიჯ გიხსნის, როგორ მოითხოვო თანხის გადარიცხვა (გადახდა) ენსოლიდან — მაგალითად, მომწოდებელს გადავუხადოთ საქონელში ან მომსახურებაში, ან აგინაზღაურდეს გაწეული ხარჯი.

თუ პირველად აკეთებ — არ ინერვიულო. ყველაფერი მარტივადაა ახსნილი და ბოლოში მზა წერილის ნიმუშებია, რომლებსაც უბრალოდ აკოპირებ, შეავსებ და აგზავნი.

2. ვის ვწერ?

გადახდის მოთხოვნა (To) იგზავნება აქ:

ეს არის ჩვენი ფინანსების განყოფილება. ისინი ამუშავებენ გადახდას.

ასლი (CC) — სავალდებულო ყოველ წერილზე (დააკოპირე მთლიანად):

3. რა უნდა დავწერო? (თითო ველი)

წერილში თითო გადასახდელზე მიუთითე შემდეგი. სჯობს ცხრილივით, სუფთად:

ცოცხალი მაგალითი (ერთი ხაზი):

4. ⭐ მენეჯერის დადასტურება (ყველაზე მნიშვნელოვანი)

თუ ხარჯი კონკრეტულ პროექტს ეხება, მაშინ:

• წერილში „ასლი (CC)"-ში ჩასვი ამ პროექტის მენეჯერი;
• მენეჯერმა უნდა უპასუხოს და დაწეროს „ჩემს პროექტზე ოკ" / „ვადასტურებ";
• თუ ეს მისი პროექტი არ არის, ან რაღაც არასწორია — წერს „არ ვადასტურებ".

დადასტურების გარეშე გადარიცხვა არ ხდება. ეს გვიცავს შეცდომებისგან.

5. ⏰ როდის გაივლის ფული?

დროზე მარტივი წესია:

• 14:00 საათამდე დამტკიცებული მოთხოვნა → გადაირიცხება იმავე დღეს;
• 14:00-ის შემდეგ → გადაირიცხება მეორე დღეს.

6. 🌍 საერთაშორისო გადარიცხვა (უცხოური ვალუტა)

როცა უცხოელ მომწოდებელს ვუხდით (თურქეთი, ევროპა…) — ფული მიდის USD ან EUR-ში, სხვა ქვეყნის ბანკში. ასეთ დროს მეტი ინფორმაცია სჭირდება:

• დაურთე პროფორმა ინვოისი (მომწოდებლის წინასწარი ანგარიში);
• მიუთითე სრული საბანკო რეკვიზიტები: მიმღები (Beneficiary), ბანკი, SWIFT/BIC, ანგარიში / IBAN, შუამავალი (correspondent) ბანკი;

7. 🧾 საკუთარი ხარჯის ანაზღაურება

თუ შენ თავად გადაიხადე რაღაც (ჯიბიდან) და გინდა დაგიბრუნდეს:

• მიუთითე თანხა, რაში დახარჯე და პროექტი (SO#);
• დაურთე ოფიციალური დოკუმენტი — rs.ge-ზე გამოწერილი ზედნადები ან ინვოისი.

8. ტერმინების ლექსიკონი

უცნობი სიტყვა თუ შეგხვდა — აქ ნახე:

9. მზა წერილის შაბლონები

აირჩიე შესაბამისი, დააკოპირე ღილაკით, შეავსე [ ] და გააგზავნე.

გამარჯობა,
გთხოვთ გადარიცხოთ ენსოლის ანგარიშიდან:

მიმღები: [სახელი/კომპანია] (ს/კ [კოდი]) ([IBAN])
თანხა: [თანხა] ლარი
დანიშნულება: [რისთვის — მომსახურება/საქონელი]
პროექტი (SO#): [SO..-......]
ჩარიცხვის %: [თუ ეხება, მაგ. 50%]

ინვოისი მიმაგრებულია.
მადლობა,
[სახელი, გვარი]

გამარჯობა,
გთხოვთ განახორციელოთ საერთაშორისო გადარიცხვა:

მიმღები (Beneficiary): [კომპანიის სახელი]
თანხა: [თანხა] [USD/EUR]
დანიშნულება: [პროექტის პროდუქცია/მომსახურება]
პროექტი (SO#): [SO..-......]
კლიენტის ჩარიცხვა: [%]

საბანკო რეკვიზიტები (პროფორმადან):
  • ბანკი (Bank): [ბანკის სახელი]
  • SWIFT/BIC: [კოდი]
  • ანგარიში / IBAN: [ნომერი]
  • შუამავალი (correspondent) ბანკი: [თუ არის]

პროფორმა ინვოისი მიმაგრებულია.
[ახალი ვენდორია / ანგარიში შეიცვალა — ტელეფონით დავადასტურე ✔]
მადლობა,
[სახელი, გვარი]

გამარჯობა,
გთხოვთ ამანაზღაუროთ ჩემ მიერ გაწეული ხარჯი:

თანხა: [თანხა] ლარი
რაში დაიხარჯა: [აღწერა]
პროექტი (SO#): [SO..-......]

დანართი: rs.ge-ს ზედნადები/ინვოისი (მხოლოდ ჩეკი არ კმარა).
მადლობა,
[სახელი, გვარი]

1. What this page is

This page explains step by step how to request a money transfer (payment) from ENSOL — for example, paying a supplier for goods or a service, or reimbursing an expense you paid yourself.

If it's your first time — don't worry. Everything is explained simply, and at the bottom there are ready-made email templates you just copy, fill in and send.

2. Who do I write to?

The payment request (To) goes here:

This is our finance department. They process the payment.

CC — mandatory on every email (copy the whole line):

3. What to write (each field)

For each payment, include the following in the email. A clean, table-like list is best:

Live example (one line):

4. ⭐ Manager confirmation (most important)

If the expense relates to a specific project, then:

• add the project manager to CC;
• the manager must reply “OK on my project” / “confirmed”;
• if it’s not their project, or something is wrong — they reply “not confirmed”.

Without confirmation, no transfer happens. This protects us from mistakes.

5. ⏰ When will the money go out?

A simple rule on timing:

• request approved before 14:00 → transferred the same day;
• after 14:00 → transferred the next day.

6. 🌍 International transfer (foreign currency)

When we pay a foreign supplier (Turkey, Europe…) the money goes in USD or EUR, to a bank abroad. This needs more information:

• attach the proforma invoice (the supplier’s advance invoice);
• give the full bank details: Beneficiary, Bank, SWIFT/BIC, account / IBAN, correspondent bank;

7. 🧾 Reimbursing your own expense

If you paid for something yourself (out of pocket) and want it back:

• state the amount, what it was for, and the project (SO#);
• attach an official document — an rs.ge waybill (ზედნადები) or invoice.

8. Glossary of terms

If you meet an unfamiliar word — look here:

9. Ready-made email templates

Pick the right one, copy with the button, fill in the [ ] and send.

Hello,
Please transfer from ENSOL’s account:

Recipient: [name/company] (ID [code]) ([IBAN])
Amount: [amount] GEL
Purpose: [what for — service/goods]
Project (SO#): [SO..-......]
Received %: [if relevant, e.g. 50%]

Invoice attached.
Thank you,
[Name, Surname]

Hello,
Please make an international transfer:

Beneficiary: [company name]
Amount: [amount] [USD/EUR]
Purpose: [project goods/service]
Project (SO#): [SO..-......]
Client received: [%]

Bank details (from the proforma):
  • Bank: [bank name]
  • SWIFT/BIC: [code]
  • Account / IBAN: [number]
  • Correspondent bank: [if any]

Proforma invoice attached.
[New vendor / account changed — confirmed by phone ✔]
Thank you,
[Name, Surname]

Hello,
Please reimburse an expense I paid:

Amount: [amount] GEL
What it was for: [description]
Project (SO#): [SO..-......]

Attached: rs.ge waybill/invoice (a plain receipt is not enough).
Thank you,
[Name, Surname]

1. რა არის ეს გვერდი

ეს გვერდი გიხსნის, როგორ მოვთხოვოთ იურისტებს ხელშეკრულების მომზადება ან შემოწმება — მარტივად, ნაბიჯ-ნაბიჯ. ბოლოში მზა წერილის ნიმუშებია: აკოპირებ, შეავსებ და აგზავნი.

2. ვის ვწერ?

ხელშეკრულებებს ამზადებენ იურისტები. მოთხოვნა (To) იგზავნება აქ:

ხელშეკრულებას ძირითადად ამზადებს ნინო ადამია (ასევე: ანი სახელაშვილი, მარიამ სხულუხია, ანა პაპაშვილი).

ასლი (CC) — სავალდებულო ყოველ წერილზე (დააკოპირე მთლიანად):

3. როდის მჭირდება?

იურისტს მიწერ სამ შემთხვევაში:

• ახალი გარიგება — ახალ კლიენტთან ან ვენდორთან (მომწოდებელთან) ხელშეკრულება გვჭირდება;
• კლიენტმა/ვენდორმა თავისი დრაფტი გამოგვიგზავნა — უნდა შეამოწმონ, მისაღებია თუ არა;
• არსებული ხელშეკრულების ვადა იწურება — გაგრძელება გვინდა.

4. ⭐ რა დეტალები მივუთითო (ჩამონათვალი)

ეს ის ინფორმაციაა, რომელიც იურისტს ყოველთვის სჭირდება. თუ თავიდანვე ყველაფერს მისცემ, ხელშეკრულებას მაშინვე მოგამზადებენ; თუ არა — დაგიბრუნებენ დამაზუსტებელი კითხვებით და დრო დაიკარგება.

5. „შესავსები ფაილი" — როგორ მუშაობს

მას შემდეგ რაც მოთხოვნას გაგზავნი, იურისტი დაგიბრუნებს ხელშეკრულების დრაფტს. მასში:

• ყვითლად მონიშნული ადგილები — შენ შესავსები ან დასადასტურებელი (მაგ. დასახელება, მისამართი, თარიღი);
• დანართი (დანართი #1, #2…) — მაგ. ფასების ცხრილი, ტექნიკური მახასიათებლები, მომსახურების გრაფიკი — ესეც შეავსე.

შეავსე/გადახედე ყვითელ ველებს და უპასუხე: „მისაღებია" — თუ ყველაფერი რიგზეა, ან დაწერე კომენტარები/შესწორებები. ხშირად რამდენიმე გადამოწმება ხდება (შენ ↔ იურისტი ↔ კლიენტი), სანამ საბოლოო ვერსიაზე შეთანხმდებით.

6. ხელმოწერა და ბეჭედი

როცა ორივე მხარე შეთანხმდება საბოლოო ვერსიაზე:

• ხელს აწერს უფლებამოსილი პირი (დირექტორი). თუ სხვა აწერს — საჭიროა მინდობილობა;
• ბეჭედს/შტამპს ასვამს ქეთი კოპაძე (იურისტების მხრიდან) — სთხოვე მიმოწერაში;
• ხელმოწერილი ვერსია გაუგზავნე კლიენტს/ვენდორს და ინახება.

7. ტერმინების ლექსიკონი

უცნობი სიტყვა თუ შეგხვდა — აქ ნახე:

8. მზა წერილის შაბლონები

აირჩიე შესაბამისი, დააკოპირე ღილაკით, შეავსე [ ] და გააგზავნე.

გამარჯობა,
გთხოვთ მოამზადოთ ხელშეკრულება. დეტალები:

კლიენტი/ვენდორი: [სახელი] (ს/კ [კოდი])
საგანი: [მხოლოდ მიწოდება / მიწოდება+მონტაჟი / მომსახურება / იჯარა]
ფასი: [თანხა] [ვალუტა] ([დღგ-ით / დღგ 0])
გადახდის პირობა: [მაგ. 80% ავანსი / 20% მიწოდებისას]
მიწოდების/მონტაჟის ვადა: [მაგ. ავანსიდან X კვირა]
მიწოდების მისამართი: [მისამართი]
საგარანტიო: [მაგ. 1 წელი]

ინვოისი/პროფორმა მიმაგრებულია.
მადლობა,
[სახელი, გვარი]

გამარჯობა,
კლიენტმა/ვენდორმა გამოგზავნა თავისი ხელშეკრულების დრაფტი (მიმაგრებულია).
გთხოვთ გადახედოთ და მითხრათ, მისაღებია თუ საჭიროებს კორექტირებას.

მოკლედ პირობები:
საგანი: [...]
ფასი: [...]
გადახდა: [...]
ვადა: [...]

მადლობა,
[სახელი, გვარი]

გამარჯობა,
გთხოვთ გავაგრძელოთ ხელშეკრულება [კლიენტი]-სთან (SO..-......),
რომელსაც ვადა ეწურება [თარიღი].

პირობები: [იგივეა / იცვლება: ...]
მადლობა,
[სახელი, გვარი]

1. What this page is

This page explains how to ask the lawyers to prepare or review a contract — simply, step by step. At the bottom there are ready-made email templates: copy, fill in and send.

2. Who do I write to?

Contracts are prepared by the lawyers. The request (To) goes here:

Contracts are mostly prepared by Nino Adamia (also: Ani Sakhelashvili, Mariam Skhulukhia, Ana Papashvili).

CC — mandatory on every email (copy the whole line):

3. When do I need it?

You write to the lawyers in three cases:

• a new deal — we need a contract with a new client or vendor (supplier);
• the client/vendor sent their own draft — it must be reviewed for acceptability;
• an existing contract is expiring — we want to extend it.

4. ⭐ What details to give (checklist)

This is the information the lawyer always needs. If you give it all up front, the contract is prepared right away; if not, it comes back with clarifying questions and time is lost.

5. The „fill-in file” — how it works

After you send the request, the lawyer returns a contract draft. In it:

• yellow-highlighted spots — for you to fill in or confirm (e.g. item name, address, date);
• annex (Annex #1, #2…) — e.g. price table, technical specs, service schedule — fill this too.

Fill in/check the yellow fields and reply: “acceptable” if all is fine, or write comments/corrections. Often there are a few rounds (you ↔ lawyer ↔ client) before the final version is agreed.

6. Signing and stamp

When both parties agree on the final version:

• an authorised person (director) signs. If someone else signs — a power of attorney is required;
• the seal/stamp is applied by Ketevan Kopadze (on the lawyers’ side) — ask in the thread;
• send the signed version to the client/vendor and keep it on file.

7. Glossary of terms

If you meet an unfamiliar word — look here:

8. Ready-made email templates

Pick the right one, copy with the button, fill in the [ ] and send.

Hello,
Please prepare a contract. Details:

Client/vendor: [name] (ID [code])
Subject: [supply only / supply+installation / service / lease]
Price: [amount] [currency] ([with VAT / VAT 0])
Payment terms: [e.g. 80% advance / 20% on delivery]
Delivery/installation deadline: [e.g. X weeks from advance]
Delivery address: [address]
Warranty: [e.g. 1 year]

Invoice/proforma attached.
Thank you,
[Name, Surname]

Hello,
The client/vendor sent their own contract draft (attached).
Please review it and tell me whether it is acceptable or needs corrections.

Terms in brief:
Subject: [...]
Price: [...]
Payment: [...]
Deadline: [...]

Thank you,
[Name, Surname]

Hello,
Please extend the contract with [client] (SO..-......),
which expires on [date].

Terms: [unchanged / change: ...]
Thank you,
[Name, Surname]